Client intake kost een advocatenkantoor 5 uur per week – een AI doet het in 5 minuten

Client intake kost een advocatenkantoor 5 uur per week – een AI doet het in 5 minuten

Een nieuwe cliënt belt, mailt, appt, of komt langs. Je voert een kennismakingsgesprek. Je legt uit wat je doet en wat het kost. Je verzamelt gegevens. Je maakt een dossier aan. Je stuurt een bevestiging. Je plant een vervolgafspraak. Je stuurt een honorariumspecificatie.

Het klinkt simpel, maar het kost tijd. Vooral als je veel nieuwe cliënten krijgt.

Ik sprak een advocaat die gespecialiseerd was in personen- en familierecht. Ze vertelde me dat ze elke week 5 tot 6 uur kwijt was aan client intake. Eerste gesprekken, gegevens verzamelen, dossiers aanmaken, bevestigingen sturen, bellen met cliënten die de weg kwijt zijn.

"Het is noodzakelijk," zei ze. "Maar het kost me veel tijd. Tijd die ik niet aan mijn lopende zaken kan besteden. En het is vaak hetzelfde. De meeste cliënten hebben dezelfde vragen, dezelfde zorgen, dezelfde verwachtingen."

De oplossing: een AI die de intake automatiseert

De nieuwe cliënt krijgt een link. Hij vult een formulier in: wie ben je, wat is je vraag, heb je eerdere correspondentie, wat is je budget, wat zijn je verwachtingen, wat is je tijdlijn?

De AI verzamelt de gegevens, maakt een dossier aan, sorteert het in het juiste vakje (familierecht, ondernemingsrecht, etc.), stuurt een bevestiging, stuurt een honorariumspecificatie, en plant direct een eerste gesprek in jouw agenda.

Ook de eerste screening kan de AI doen. "Op basis van wat je hebt ingevuld, denk ik dat je vraag valt onder familierecht. Klopt dat?" De cliënt klikt ja, en de AI sorteert de zaak.

Wat het oplevert

Ik bouwde dit voor haar. De bouwtijd was 2.000 euro. Eenmalig.

De besparing? Vijf uur per week tegen 200 euro per uur = 1.000 euro per week. 4.000 euro per maand. 48.000 euro per jaar.

De terugverdientijd? Twee weken.

"Nu krijg ik alleen nog de cliënten die echt relevant zijn," zei ze. "De AI filtert de niet-serieuzere vragen eruit. Mensen die alleen maar informatie willen maar geen echte zaak hebben, die haken al af bij het formulier. Ik bespaar tijd en mijn cliënten zijn blij met de snelle service."

Ook voor notarissen en mediators

Hetzelfde geldt voor elke juridische professional die nieuwe cliënten krijgt. Notarissen, mediators, belastingadviseurs, curatoren, bewindvoerders – ze hebben allemaal te maken met intake.

De cijfers

Een advocatenkantoor met 5 advocaten krijgt gemiddeld 10 tot 20 nieuwe cliënten per week. Elke intake kost handmatig 30 minuten tot 1 uur. Dat is 5 tot 20 uur per week.

Een AI-systeem dat de intake grotendeels automatiseert, kost eenmalig 2.000 tot 5.000 euro. De terugverdientijd is 1 tot 4 weken.

De valkuil: "Maar ik wil het persoonlijke contact"

Dat kan ook. Gebruik de AI alleen voor de administratieve kant. De eerste screening, het verzamelen van gegevens, het aanmaken van het dossier, het sturen van de bevestiging.

Het persoonlijke gesprek – de kennismaking, het opbouwen van vertrouwen, het geven van advies – dat doe jij zelf. De AI bespaart je alleen de rompslomp eromheen.

Waarom wachten?

De meeste advocaten wachten omdat ze denken dat intake persoonlijk moet zijn. En dat klopt – de intake is persoonlijk. Maar de administratie eromheen is dat niet.

Het verzamelen van NAW-gegevens, het aanmaken van een dossier, het sturen van een bevestiging – dat is geen persoonlijk contact. Dat is werk dat een AI sneller en beter kan.

Contact

"Advocaat AI - Technische partner voor juridische automatisering. Wij ondersteunen advocatenkantoren met gespecialiseerde AI-oplossingen."

© 2025. All rights reserved.